大型会议组织策划准备细节详解

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2019-02-27 10:13:04

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 1.选择场地

场地的选择需要考虑参会人数和角色,如果领导表明了意愿,那就省掉了自己设定筛选条件的步骤。一个“郊区的酒店”,和一个“高大上的会场”,从会场的氛围、布置,到周边的环境(有无风景区、有无农家乐)都会有很大不同。此外,因为会议和住宿是费用的大头,在前期就应该先行考虑预算了。

2.踩点预演

大型会议最好是一气呵成,不要出现任何突发情况。这就需要我们对场地和设备足够熟悉,也就是需要提前“踩点”。

1)酒店方位

了解会场、餐厅与住宿的相对位置,便于开会期间的引导。

2)周边环境

比如说我们这次会议的地点在一个郊区的景区里,去了才发现尽管现在网约车如此发达,但这个地方打车完全凭运气,他们的工作人员是坐指定班车上下班,座位有限不要指望能坐个顺风车。所以提醒参会人员交通状况就很必要。

3)会场情况

开会是本次会议的第一重点,同时也是比较严肃的一个场合。进入会场要注意了解以下几点情况:

①座位排布。领导坐在哪个位置?现场是否会出现某个领导来晚了没有他的座位的情况?是否会有领导旁边没人坐的情况?本次考虑设置了席位牌,避免掉了这个环节的特殊情况。

②茶水情况。我们到会场后发现,会场呈回字形布置。“回字”桌上20位摆放了茶杯,但坐在后面椅子上的20位参会人员则没有茶水。经询问,若订瓶装水需付费,这也是在预算之外的支出,需要提前考虑。

③多媒体设备试用。最好是带着自己的电脑去,直接演练一遍。可以检查出屏幕色彩有无问题、电脑转接头是否匹配等问题。电脑、话筒放在哪里方便主讲人上下场?这个方位拍照效果如何(涉及到后期做会议报道)?话筒有无电池?

4)住宿情况

不同人对睡眠的要求不同,对隐私的要求程度也不同。尤其本次还存在一个特殊情况:因所住酒店房间不多,所以存在两个人睡一个床的情况。如果现场临时随机安排,有可能让参会人员产生不适。

本次我的处理方法:提前安排,电话参会人员是否两人同住大床,征得同意后再安排。但仍有不足之处:已确认住宿安排后最好做一个表格发到群里供大家熟悉,这样就可以保证大家第二天办理入住整齐有序。由本次会议实施情况可知,即使是事前安排了住宿,仍会有人到了酒店临时换房型的情况(如有些人标间换成了大床房,虽然换房的人自己可以通过外地公司额度报销大床费用,但给他安排的标间床位无形间就成了浪费,需我们公司来承担),开始的安排发生微调,预算也变化了,也为后面的入住情况核实、费用分摊增加了麻烦。

5)餐饮情况

餐饮相对来说是最好控制的环节。此处只要注意以下几点:

①菜怎么点?我们这次包桌,所以没有自己点菜的环节。但是提前看了下菜单:16个菜,每桌分配12-13个人。觉得足够了。但实施起来发现大家开了一下午会都很饿,这个菜量完全不够吃。如果是10个人16个菜应该正好,但预算也会上涨。

②酒水。公司吃饭酒水申领应走流程。本次会议有惊无险,赶在会议的当天把酒水领到了,下次应该提前一天办这个事。本次29位男士21位女士,领了10瓶白酒6瓶红酒,不够喝。可见我司成本人还是非常能喝的= = 下次应再多一点。

③座位安排。团建的目的是为了一个部门间多多交流、增进感情,所以座位安排应考虑把比较熟络的人打散。本次我的处理方法:将领导席上安排了一些外地公司的负责人,这些人不常来公司和领导面对面汇报工作;还有新同事,这些人刚来,需要认个脸熟。也因为在会议结束后我将座位分布告知了大家,所以吃饭落座避免了混乱情况(当时我并未在场)

6)其他安排

若是景区,且第二天安排了游玩环节,攻略应提前做好。我是会议结束当晚做的攻略,因为有些朋友能问到详细信息,信息资源还算充分。但也用了近一个小时。自认为日程做的还不错:我们安排的是徒步,我把徒步路线、线路上的景点、徒步大概用时、线路周边的情况都打听了一下。下次有条件的话最好是自己去踩个点,不然万一在里面迷路了,或者线路上有什么安全隐患,会极大影响游玩体验。

3.会议当天

1)会前安排

本次会议由于准备时间仓促,直到会议当天中午我们还在准备,下次最好是当天早一点带着储存好待用资料的电脑过去,将电脑提前连接好。然后在那面等待来人办理入住,到时间可以友情提醒参会人员出发,以保证会议的准时开始。本次出现的情况是:组织人还没到,已经好多人办理了入住。踩点到了会场,调试电脑又花了一些时间,开始的时间比规定时间延后了20分钟,有可能给参会人造成不好的感受。

2)会议串讲

主持人的音色沉稳和串讲的流畅度可以给参会人员一种正式、踏实的感觉。会议开场因为时间仓促准备慌张,开场开的效果不太好。下次提前到了,把开场词过几遍,配上微笑,感受应该会更好些。

3)备用资料

本次待讲资料准备了两份,一份在电脑里,一份在U盘里,以防电脑损坏需要换电脑的情况。

4)拍照点位,相机准备

因为这次拍照均用手机,且距离较远,导致后期的通讯稿制作在找图方面花费了好多力气。

5)倒计时牌安排、录音安排

会议时间非常紧凑,应安排倒计时,避免主讲人严重超时拖缓整个会议的节奏。本次带的牌子,设置了还有5、3、1分钟,事实证明,对于控制时间十分有效。录音应选择靠音响较近的地方,最好是选两个人录,避免有一个中途电话打断或者没电,漏掉记录。

6)会议与晚餐衔接

提前问好饭店备菜速度,如本次是提前10分钟通知走菜即可。这次的酒水没有及时放到桌子上,导致组织人不在现场大家不知道酒在哪里。下次应提前通知让把凉菜和酒水都摆在桌子上,红酒正好可以醒醒酒。提前10分钟走热菜,人到的时候基本就可以开动了。

4.费用问题

此项与各公司报销程序关联度极强,仅供参考。

1)前期预算不需做的太细。你永远想不到吃饭会多加几个菜,房间里会吃几桶泡面摔几个杯子,所以费用预算只能是预估,还要稍微放一点量。

2)稍微放点量后的费用按人头、公司进行分摊,然后与各项目提前沟通看有无充足额度,开什么性质的发票(餐饮、住宿)

3)所有费用发生完成后,计算总共金额,以表格形式知会各报销负责人,统一收钱、统一支付。金额确认无误后报给酒店前台,让他们按此额度开发票,发票拿走以后,酒店前台自己做账。(本次的酒店前转不过来,非要跟我按照房间号结算,所以拖沓了一些时间。其实我把总数给她,她按照房间数去做账就可以了)

4)提前考虑报销需求,问清专票还是普票。以及酒店能否提供专票、酒店水单能否做成和报销金额一致。


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