会议场地采购打包价是不是一定省钱?

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2019-03-11 11:16:06

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大约在多年前,上海的会议型酒店和会议中心使用两种报价模式,第一种是 常见的,即:场租费和餐饮费分开报价(场租费+餐饮费模式),第二种是会议打包价模式。具体而言:


场租+餐饮报价模式:一般式收取一个固定的会议室场租费(这个场租费与人数多少没有关系),至于餐饮需求则按照人头费收取,有多少人消费则收多少费。想但由于是固定成本的场租费+可变成本的餐饮费。

会议打包价模式(来源于Meeting Package):在这汇总情况下,按照人头报价,这个报价包含了场租费以及每个人上下午各一场茶歇和中午一顿自助午餐的费用。这个报价是根据来的人的多少进行收费。当然会议打包价还可以分为全天打包价和半天打包价之说。

那么究竟是哪一种报价划算呢?可能有人误认为会议打包价更划算(因为听名字就感觉划算),其实这是不对的,我们不能一概而论。一般而言,人数在一定范围内会议打包价比较划算,超过一定的人数范围会议打包价比较合算。因此,会议场地的使用者一般希望酒店或会议中心提供上述两种报价模式,然后根据自己的预期的可能情况选择哪一种报价模式。

为了把这个报价表达清楚,我用一个简单的数学等式来表达上述两种报价的费用:


第一种报价的费用可以计为:

S=C +V1*Q (S是指场租费+餐饮费的总开支,C是指固定的场租费,V1是指餐饮单价,Q是指可变的人数)


第二种报价的费用可以计算为:

S=V2*Q(S是指打包价的的总开支,V2是指餐饮单价)

为了更好的表示上述总支出曲线(实际上可以简化为直线),请见下图:

报价的费用

红颜色的线条表示第一种报价(S=C + V1*Q)的变动情况,蓝颜色的线条表示第二种报价(S=V2*Q)的变动情况。V1和V2可以理解为两种情况下的边际成本(每增加一个额外的人头的消费),由于一般情况下V1<V2,因此红颜色线条的斜率小于蓝颜色线条的斜率(斜率就是边际成本)。通常会议打包价会规定 少的保底人数Q1,因此蓝颜色的线条是从Q1出发的。两条线的交点“E”,就是两种报价下的均衡人数,也就是说在会议人数为Q2时,无论使用哪一种方式报价,总支出相同。人数大于Q2,会议打包价就贵,人数小于Q2,会议打包价偏贵。

为了把这个例子说清楚,不妨举一个例子:某酒店给出了第一种报价为:会议场租费为2万元,茶歇为90元每人每次(一天两次茶歇为每人180元),自主午餐为180元每人。第二种会议打包价为500元每人(包含了场地费、每人两个茶歇一顿午餐)。计算均衡点人数Q如下:

20000+(90*2+180)*Q=600*Q,经求解,Q约等于84人。也就是说开会人数达到84人的时候,无论是哪一种报价,总支出都约等于5万元。超过84人,会议打包价更贵。

因此,会议打包价一般适合人数比较少的情况下使用,场租+餐饮费一般是适用于人数比较多的情况下使用(且一般是只开会不吃午饭,或者不需要茶歇,或需要简餐的大型会议)。这一下,应该说明白了吧?

其实知道了会议打包价基本上也就知道了会议的场租费单价了(人均单价或每平米单价),例如上面的例子,600元每人全天的会议打包价,扣除两个茶歇和一个午餐(360元)后,平摊到每人的场租费为240元/人天。鉴于(给定打包价之下的)特定的会议室容纳人数有限,按照 大使用率的情况下,通常每个人需要的面积为1-2平米,可以估算出这个会议场地的租金为120元-240元/平米天(即人均场租费除以人均使用面积,就是会场的单位平米价格)。因此可以看出会议场地的场租费远远高于展览场地。

好了,不要轻易下决断哪一种报价更便宜,作为会议的主办方,为了节省开支,可以要求酒店或会议中心给出两种报价,再根据自己的预测人数选择哪一种报价合算。作为酒店或会议中心的宴会销售人员,如果真心是为了吸引客户,不妨坦然的询问客户的需求,合理的给出两种报价,并推荐客户使用哪一种报价模式。任何会议的人数和场地需求各异,并且随着时间进展,需求会发生变化,因此需要不断的预测计划和调整。


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