大型的行业会议论坛会务部需要做什么?

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2019-05-06 11:08:02

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对于会务部而言,主要的职责是保障会议能够顺利的举行,对现场嘉宾的体验负责。会务部可以理解为策划的延伸,确保策划的项目能够最终落地。为确保有效的执行好会务工作,我们也需要将工作分解为几个模块,并且,每个模块都应系统化、专业化的执行。

下面是我们一些重点的举例:

1. 客户信息管理:嘉宾信息登记、通知与签到;

2. 供应商管理:负责供应商的洽谈,负责供应商的对接与管理。供应商主要包含:酒店、搭建、同传、录音、速记、摄影、印刷等。

3. 物料管理:准备会议相关物料,会前、会中、会后的物料管理;

4. 赞助商服务:赞助商权益的跟踪与落实;

5. 会议现场管理与执行:组织布置会议室,并确定各项设备、物料、人员的到位情况;

6. 人员管理:合理的组织安排会场工作人员,对会场人员进行管理培训。一般会议规模较大,超出全职的人员的管理能力的话,建议招募专业相关的学生志愿者参与。例如FBIF论坛就招募了食品专业的学生参与(例如江南大学,食品专业全国第一),这对于在校的学生而言是非常好的接触行业的机会。并且,凡专业较好的学生,素质普遍非常高,可以大幅度提升现场服务的质量。


 
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