会议纪要怎么写才更好?

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2019-01-04 16:48:41

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会议纪要比你想象的重要——

对上汇报工作进展,

对内同步信息方便协作,

对合作伙伴提供查询依据,

必要时对外宣传……

会议纪要每天都在发挥重要作用。

信息就是价值。


一、会议纪要长什么样儿?

(一)完整的基本信息

时间:年、月、日、星期几、时间段。

地点:记录越细越有助于回忆。

参会人:公司+职务+名字。

特别强调职务信息——从职务的高低可以判断出一个人掌握其公司核心信息的程度,透露信息的真实度,是否有决策权等。

(会议结尾附上参会成员的名片或联系方式)


(二)会议结论

会议达成的一致意见、某些保留意见(谁、持什么样的态度)


(三)待办事项

明确责任人、应完成的时间、应达成的结果。

(把会议结论和待办事项写在前面,是我们内部的习惯,为了方便其他人高效阅读纪要。)


(四)会议要点

1.逻辑顺序:按照工作相关的合理的逻辑顺序写,而不是会议的实际发言顺序。

2.观点明确:根据每个小论点,归纳各人发言在一个论点下。不要写成A说B说C说A说E说的流水账。

3.突出关键词:会议中,关于数据、单位名称、人物姓名、动作等关键词,一定要写清楚。其余可以会后根据记忆补充成更具可读性的内容。

4.重要会议中关键人物的话,要原汁原味的记录。方便会后进一步推测对方意图。

5.有争议性的重要话题,记录每个关键人员的表述。


二、对于重要的接待或会议,会前会后做什么?

1.根据工作目标,策划会议的人员和内容,特别是邀请达成此目标的关键人员参会。

如果做主儿的人不能来,会前就已经失败了;需要调整会议预期效果。

2.会前查阅材料、跟负责人沟通,对会议目的、议程、参会人员都是谁,说话分量如何,做到心中有数、并同步给己方与会人员。

3.明确纪要输出的人员(其他与会人员仍然应该自我记录;千万不要想着——反正有人记,我就不写了),明确会议目的和希望达到的效果。这样记录人把握到会议的重点和有效信息。

4.会议过程中,必要时可以录音,但千万不要养成依赖录音的习惯,毕竟一次性记录准确是最省时间的。而且强迫自己大脑高度集中的参会,每次都是锻炼机会。

5.会议尾声时,组织者向与会人员再次总结会议结论,明确待办事项和纪要输出方式。

6.会议复盘:跟外部开的会议,可以第一时间复盘——这是不是个胜利的会议,有哪些地方需要改进。复盘内容可以计入内部详细版纪要中,用于团队内部培训。

7.纪要的输出。

我们团队的内部要求是会议结束半小时内就给所有参会者发会议纪要链接,最晚在当天内发出完整的会议纪要。

原因一是当天整理印象比较深刻,不会漏掉细节;二是多个参会者需要拿到行动计划,把任务列入个人工作安排中。

刚来的新人经常不适应这个要求;但若要打造一个高效的学习型组织,日常工作必须高标准、严要求。


三、注意事项

1.会议不是文学创作,不要追求华丽或官方词汇,而夸大或曲解对方的意思。没把握时,可以记原文。

2.列干货,避免大段过程。结论先行,突出重点。(明确会议目的才能做到抓住重点)

3.纪要可以有多个版本:比如给合作伙伴的,主要明确待办内容;给内部培训用的,会前会后复盘,全都可以记。以我们常见的接待为例,在参观阶段记录领导的提问也是必要的。他问的是他感兴趣的点,我们可以从此推测客户需求。

对新员工,没有参会的人员,特别是以后需要策划会议的同事,具有参考价值。

4.用什么工具记录--推荐稳定的云笔记,方便共享;由于共享的是链接,分享之后如果更改了纪要内容,还能即时同步。


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