如何选择合适的会议场地?

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2019-02-11 10:58:42

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经常有公司会碰到临时选场地的事情,比如说有个朋友小王,在一家快消品公司上班,有次临时要举办推广活动,需要统计来宾的人数,以便安排会议和用餐场地。


小王联系的时候发现,有的客户虽然第一时间确认参加,但后来会因故取消;而有的客户第一时间虽然无法确认,却后来决定参会。这些信息都需要反复核对和更新,才能确保预定适合的场地。

直到最后,才好不容确定好人数,这时小王才明白,与会人数它并不是相差一个数字这么简单,而是因为这个差距,就会导致成倍的费用,成本,资源的投入,对于酒店来说,300人和399人所选择的场地大小可能是完全不相同的。无法确定人数将会造成巨大的浪费和低效的工作成果。


会议场地

会议场地是一场会议的基础硬件之一,一个与会议匹配度高的场地,无疑会对会议本身增色不少。选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场地非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?

 列清单

制作一张会议场所的清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件。(包括了规模、人数、主题、交通、安保等)这将大大便于各个场所的比较和选择。

 选场地

选择适合的会议场地,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

按类型划分(一):商务型酒店

这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,

24小时全天候办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

按类型划分(二):度假型酒店

这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。

按地点划分(一):位于市中心

在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

按地点划分(二):按位于市郊

对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店交通便捷、环境优越,是大受欢迎的。


 会议类型与场地的搭配

举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。

研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。

重大的奖利、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会议的目的是对杰出表现予以奖励。

对于交易会和新产品展示会,需要选择有展厅的场所,还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。


 现场参观注意事宜 

在考虑去做现场参观之前,先检查一下是否已具备了前提条件:

报价方接受和同意会议名细表中各项事宜;

报价房应是后选名单中较好的一个;

对报价方拟订的合同条款基本接受。


 亲临现场实地考察

对于亲临现场进行考察应注意以下五点:

只要可能,一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观,因为这会使酒店产生直接费用;

不要出于个人原因再次参观酒店;不要随带家属同行;

想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的;

考虑另一家酒店作为“备选”。


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