选择会议场地需要注意的细节考虑!

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2019-02-11 11:01:16

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  一次成功的会议选址是会议是否成功的关键问题。非常重要,面对众多的场所,到底怎样去为会议选址呢?

一、 确定会议目的

  大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑 场地前要先了解清楚。


二、列出可供选择的清单

  选择会议场地的工作清单先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。建议清单细节如下: 

1、环境

  1) 当地有何观光点。

  2) 购物。

  3) 休闲活动。

  4) 天候状况。

  5) 环境是否良好。

  6) 餐厅。

  7) 当地治安是否良好。

  8) 社区经济状况。

  9) 当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

  10) 当地旅游局或相关部门支持与服务情况。

  11) 会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。


2、设施与服务

  1) 保安人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

  2) 大厅(是否整洁,吸引人。

  3) 报到处是否容易找到:

   a) 是否有足够房间供工作人员使用。

   b) 是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

   c) 接待处的人力是否足够。

  4) 当人数众多时是否有足够的电梯设备。

  5) 询问处是否全天候有人值班。

  6) 立即回复有关电话询问,尽速转送留言。

  7) 对客人的服务: 邮局、礼品店、柜台服务、保险箱等。


3、地理位置

  1) 费用(成本)与便利性。

  2) 是否邻近机场。

  3) 轿车或出租车是否足够。

  4) 充足的停车空间。

  5) 如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。

  所以说,作为服务行业的会议服务,一样要注重细节,抓住重点,把所以细节问题都能提前考虑到,当然有时候也会碰到及时的情况需要处理,这时候,就需要专业的有经验的会议管理者来帮客户解决问题,面对问题,而不是抱怨,服务是没有标准的,可以说是永无止境。


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