学术会议的前期筹备包含哪些?

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2019-05-07 14:55:57

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    所谓的学术会议是一种以促进科学发展、学术交流、课题研究等学术性话题为主题的会议。学术会议一般都具有国际性、权威性、高知识性、高互动性等特点,其参会者一般为科学家、学者、教师等具有高学历的研究人员。由于学术会议是一种交流的,互动的会议,因此参会者往往都会将自己的研究成果以现场ppt的形式展示出来,使得互动交a流更加直观、效果更好。所以选择一个能够统筹整个流程的会议管理系统至关重要。


一、会议前期通知

1.定会议日期,邀请专家(包括嘉宾和授课专家)。嘉宾类型的不同,邀约的方式也不同,很多学术会议会涉及到支付票务的情况,也要统一考虑进去

2.拟定会议通知等文件,包括会议介绍,主办、协办单位,会议时间、地点,是否收注册费,学分等,会议联系人等。附会议议程,参会回执,制作pc网站和微网站前期宣传(直接使用模版,背景自定义)

3.通知发放四种方式:邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话,系统统一发送,内容可自定义

4.应有一个负责人统一管理会议信息,随时查看参会者信息和人员安排,数据实时查看,方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。


二、专家联系(专人负责)

1.针对专家,统一发送邀请函,告知会议时间以及专家授课具体时间。庄家可自己登录上传专家课件和个人简历。举办方线上下载课件用于印刷会议资料,简历用于宣传和主持人介绍。

2.专家接送:包括往返接送,会场与酒店接送,接通通知,举办方可实时查看专家接送人员情况,并实时通知。

3.专家出示专属二维码就可以入住酒店,早餐签到等,举办方可实时查看专家入住和就餐情况。

4.专家如果提前1天到,会议负责人应去酒店接见。


三、会场资料准备前期准备

1.会议资料:包括讲课PPT,厂家宣传资料,笔记本,笔。会议资料袋、胸牌。

2.会场横幅,背景墙,展架,指引牌等。

3.根据参会人数,是否准备学分票、餐票等。

4.会场拍照人员,合影地点(有车占用需提前预定位置)。

5.会议当天专家就餐地点预定,参会人员就餐(盒饭、自助、围桌)。


四、会议前一天准备

1.会场布置完毕。可准备一些背景音乐。

2.茶歇食品、盆等,矿泉水,是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水)。

3.调试投影、舞台灯光控制(留工作人员电话,以防现场故障)、PPT(激光笔)、话筒(至少3个,讲者1个,主持1个,提问1个,其中1个无线麦)等。

4.签到台,签到设备,签到人员数个。

5.人员分组:①签到、注册指引;③茶歇。

6.嘉宾是否准备讲稿。


五、会议当天

1.报到组:报到、注册,发放资料等,根据签到人数,反馈就餐人数,订饭。

2.专家接待组:接待专家入场。

3.现场控制组:调节好讲者PPT,各个分会场是否通顺,主委定好主讲台就坐嘉宾,排好台签顺序。

4.开幕式结束后,集体合影。现场控制组需搬离主讲台桌椅,留主持人桌椅,放讲者简介(或提前给主持人)、水等。讲台更换讲者台签。

5. 准备茶歇。


六、就餐

1.如果是盒饭,全部人员坐于原位,工作人发盒饭,避免混乱。

2.专家就餐签到,出示二维码,后台实时查看

会议结束后刷学分,如果人多,建议全部坐于原位,工作人员一个个走过去刷。


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