如何组织一个小型学术会议?

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2019-03-19 11:12:23

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上周四和周五,我们研究所成功举办了一个容纳四十人,其中有9个外来的speaker 和8个从其他学校邀请来的博士生的学术会议。这个会议的特殊之处就是因为我们的项目可能非常有钱,所以每到学年末(九月末)的时候就着急用掉今年的预算。哦不是,是因为这个会议其实是每年由三个博士生全程负责组织的,为了在花掉预算的同时,给学生一个机会锻炼自己(厚脸皮去骚扰同行)的能力。


今年我和另外两个其他实验室的一年级德国同事受邀承担这项组织工作。从三月到九月,一共7个月左右的工作量。我觉得学到了非常多,第一次从参会者的身份转变到组织者的身份,对研究者的生态也有了一些理解。


1. 主题的确定

我们一开始在办成一个校友主题报告会还是办成一个学术研讨会之间做了挣扎。校友的话,就会是以计算为主题的会议,而如果是学术研讨会,可以邀请的speaker范围更广一些。所以我们选择了后者,并且最终把题目确立成网络动态、可塑性和神经调节,用以涵盖计算到实验到临床应用的神经科学主线。


2. 选择和邀请speakers

这个过程我自己是非常享受的。我们先在整个研究所范围内征集讲者提名,基本上就是大家勇敢地告诉我们自己的爱豆是谁,再由我们统一写邮件邀请。作为组织者的好处是,我们可以一直灵活地加入自己爱豆的名字。

基本上从4月初到7月底,我们一共邀请了5轮,每次邀请3-4人,积极反馈基本是50%-50%的比例。第一批邀请稍微难一点,只能在邮件里附上过去几届会议的链接,但是随着第一批大牛confirm了以后,我们更新了本届会议的网站,后面的人confirm的比例和速度都大大提高了。

很振奋的是,很多大牛真的会来,不过也有的人不会回复邮件。因此最后除了一个我很喜欢的研究者临时有私事变动不能出席,我们一共邀请了9个人。(不过在邀请过程中我在想,我的中国名字会不会带来负面影响,因为我自己就经常收到国内的会议邀请,一看就是骗钱的。)


3. 预算

因为历年来开会的预算都非常足,所以基本上不用担心。但是也有一些小的技巧,比如我们会邀请更多美东的而不是美西的研究者,因为德国文化交流中心统一规定的差旅报销额度里面,两边差了300欧。一个加拿大的顶两个纽约的。


4. 邀请国际博士生和本研究所内的所有博士生和PI

除了讲者自己带来的学生,我们还可以邀请自己的同行朋友来参加。而且我们的项目要求是只给报销从德国以外来的博士生的费用,所以我们邀请了几个法国、荷兰、丹麦来的博士生,其中有两个是我开会认识的朋友。

至于本所的研究者,就是不断发邮件填google drive,用以收集人数以便订餐。有的人有非常严重的拖延症,发了三次邮件他们也不会注册,会议当天却又悄咪咪来了。


5. 预订旅馆和餐厅

给博士生的旅馆和给讲者的旅馆不一样,因为他们的津贴额度不一样。我就负责给博士生订旅馆。邮件往来很麻烦,要敲定每个人的偏好和入住时间,最后再协调旅馆留出可更改的预订。

餐厅也是一样,需要沟通菜单,预订座位,最后把德语菜单翻译成英文的。

最后是会议午餐的供应,另一个同事定的,是非常惊艳的中东和泰式的素餐,基本上是会议的小高潮了,也刷新了我对德国餐饮业的认识。午餐位置也非常棒,就在我们系底层的活动室,室外和室内都有座位,因为我们研究所在本市最豪华的半山豪宅区,所以有非常美的秋日景色。


6. 收集摘要和演讲题目和报销信息,最后确定日程

会议手册包含流程和摘要,往模板里一套就好了。

根据摘要和讲者类型,确定日程,包括演讲顺序、茶歇时间和poster session.

收集报销信息是非常麻烦但是也非常重要的,因为有德语表格要填写。我们就把表格填了模板以后发给所有需要报销的讲者和学生,然后让他们发回电子版,由我们统一打印并收集签名。


7. 制作会议铭牌,准备会议袋

这个也是我做的。铭牌用inkscape排版非常方便,还有预先买好的袋子、带有我们的logo的笔和本子,只需要加上会议手册装袋就好了。

还有就是要给 speakers 准备我们本地的礼物,最后一个超级细心的同事提议说可以准备黑森林新鲜烘焙的咖啡,他就专门跑去买了,比酒或者巧克力有新意一些。


8. 准备 opening remarks 和 chairing

opening remarks 是邀请我老板做的,因为他是研究所的director. 而每一个报告的 chairing 则是征集我们所的博士生来做的。感觉这一招非常成功,大家都积极性很高地准备介绍和主持提问环节。


9. 会议头一天

整理会场的桌椅,购买茶歇时间的点心和饮料。清理 poster session的墙面和展板,并且准备悬挂和装订工具。这一天我因为搬家了就没有参加,所以我非常感动我的两个同事把这部分都做得特别好。


10. 会议当中

基本就是参加会议和帮忙协调。其中有一个同事让我觉得挺感动的,他在之前组织的时候不是很积极,我内心其实对他很不爽。但是会议中我看到他一直默默很积极地做杂物,包括整理茶歇时间的点心和餐具,搬桌椅。因为这些都是我们要做的,没有餐饮公司承包……以及他还负责去旅馆接讲者。我自己反而像是去参加会议的,除了接待博士生就是带他们回旅馆和去会场,其余时间跟其他博士生和 speakers 聊得太开心了,然后第一天又因为低烧浑身酸痛完全不能干活。我心里很怕他们其实恨死我了。不过第二天吃了药我就好了,就补偿性地干了好多体力活。最后非常开心,因为大家都来感谢我们,因为他们说这次会议真的非常有意思,请来的人做的东西都很棒,而且话题范围既明确又有很强的包容性。


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