学术会议的组织程序及筹备细节

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2019-03-19 11:28:43

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 对于会议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会,在此简要介绍以方便于后来者。 

一、会前准备 

    1. 拟定会议计划:①拟定会议主题、名称、地点、规模等(常常由总会在前一年11月份前后征求各分会意见确定),确定特邀嘉宾(含专题讲座专家)和赞助商;②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容(如委员会议、换届选举会议等);③排出会议作息时间及注意事项;④做出会议经费预算和筹资方案;⑤成立会务组,明确会务分工。

    2. 发出会议通知:①会议征稿(各委员、委员单位、杂志社);②第一轮通知(告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等);③正式通知及回执(包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等)。

    3. 准备会议材料:①会议审稿,确定大会发言名单;②编辑出版论文集(包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等;③确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿;④编印会议指南(包括会议日程、代表须知等);⑤准备会议纪要和通讯录。

    4. 准备会议标识:①代表证;②会场背景幕布、会标(宾馆门口)、指引标志(会议和就餐)、海报、会议日程(报到处)等;③参展商的展览布置(宣传标语、广告牌、充气拱门等);④壁报。

    5. 安排会议生活:①预定交通工具;②预订宾馆,安排住宿、餐饮、会场;③联系安排参观、访问、旅游活动;④确定财务、接待、保卫人员;⑤安排茶歇和娱乐活动。

    6. 选定布置会场:①排定会议座次;②布置环境;③检查并配置电化设备;④展台安排。

    二、会议接待

    1. 会议报到:①接站;②填写报到单;③分发会议材料,安排住宿;④收取代表费用;⑤通知有关事项。

    2. 会场组织:①检查会议设备;②接待嘉宾;③保证会议主持人、发言人到位;④调动与会者提问和讨论;⑤会议记录;⑥评选优秀论文或优秀壁报。

    3. 会议生活服务:①及时定购代表回程票;②印刷并分发会议代表通讯录;③检查住房设施;④征求膳食意见;⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。

    三、会后安排

    1. 整理会议文件:①整理会议记录;②形成会议决定(简报、纪要);③写总结向上级汇报情况或发布;④将会议材料分类、立卷、归档;⑤向总会和情报信息单位提交论文集。 

    2. 送别会议代表:①分发回程票;②结清会议费用;③根据返程时间安排车辆;④发放会议学分、照片和通讯录。

    3. 会后工作:①结算会议开支费用;②归还会议所借物品。

    召开学术会议最重要的环节是征集论文,这是学术会议水平和质量的基本保障。学术论文的征集通知应至少在开会前6个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在12个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例,以及开会时间、地点等内容,以便投稿和确定参会否。同时还要根据会议需要,选定一些专家或学者进行专题讲座。 

    学术会议的主体是与会代表,组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小(因为会议频繁),参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者,也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会,尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区,往往开幕式人数不少,闭幕式则寥寥无几,成为典型的虎头蛇尾。

    学术会议的顺利召开,往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好,交通便利,接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区,最好在当地有依托单位。会场的布置,包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等,一定要安排周到。另外,经过充分准备的学术会议,一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑,紧扣主题,对会上所作的大会报告和宣读的主要论文,要围绕重点议题认真组织评议,通过讨论力求解决一些理论问题和实际问题。要贯彻“双百”方针,倡导学术民主,提倡各种不同学术观点的碰撞,对与会者应一视同仁,努力营造学术自由、平等的气氛。要注意发现和选拔优秀人才,参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才,并向有关部门进行举荐,使优秀人才更好地成长。学术会议期间,除进行学术讨论外,还要根据情况,组织专家针对科学发展问题(如诊疗规范、共识等)提出意见和建议。在会议的形式上,也要力求多样化,要灵活采用大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式,营造学术会议的宽松氛围,提高交流成效。  


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