差旅费的财税处理,超实用总结!

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2019-02-11 11:23:10

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差旅费几乎是家家企业都会发生,因此差旅费的财税处理几乎会计人员都会遇到。但是,看似平常而简单的差旅费,你都做对了吗?


一、差旅费具体包括哪些内容?

对于差旅费应该包括哪些具体内容,目前的会计准则、财务通则和税法均无具体规定,实务中更多参照的是《中央和国家机关差旅费管理办法》的规定:差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

因此,大多数企业在实务中差旅费具体包括的费用有一下几类:

1、交通费:出差途中的车票、船票、机票等;

2、车辆费用:如果是自带车辆,出差路上的油费、过路费、停车费等;

3、住宿费;

4、补助、补贴:误差补助、交通补贴等;

5、市内交通费:目的地的公交、出租等费用;

6、杂费:行李托运、订票费等


二、企业应该建立怎样差旅费报销(内控)制度?

作为一个规范的企业应该建立健全差旅费报销制度或内控制度。没有报销制度的企业,作为财务负责人首要任务应该是建立健全制度。差旅费报销制度在网上也是很多的,自己没有能力起草的可以下载后结合企业实际进行修改。

作为差旅费报销制度,重点有几点应关注:

1、建立企业规范的补贴标准:按职位的不同,设置不同档次出差补贴标准;

2、建立企业规范的住宿标准:按职位的不同,设置不同住宿酒店的星级标准或住宿费报销标准(需要考虑地区差异);

3、建立企业规范的出行交通工具乘坐标准:重点在于限制乘坐头等舱、铁路软卧、高铁豪华商务座等。

4、建立企业出差的控制流程,从源头上控制差旅费,防止随意出差和假借出差之名办私事等。

5、建立企业的差旅费预支和报账流程,目的在于促进出差人员及时报账。

6、建立企业差旅费报销的处罚制度,对于在差旅费报销中有违纪违规的给予处罚的标准。

各企业的情况不一样,企业起草、审定、修改、颁布企业内部制度的流程也不一样,但是无论财务部门是否差旅费报销制度起草的牵头部门,都应积极参与其中,献言献策,使其符合企业内部控制的要求。


三、财务人员应如何审核差旅费报销单?

差旅费报销的审核也是财务人员的一项职责,在审核中应重点关注以下几点:

1、出差是否为企业相关负责人安排,是否为必须。规范的企业会有派差单作为证明的。

2、复核出差线路是否合理或在派差单安排的行程中,重点关注是否有绕行旅游或办私事的情况,必要时可以通过一定形式进行抽查(如可行)。

3、检查报销发票、车票、火车票等的真伪。如果有人要伪造出差,必然会有假发票、假火车票、假车票等。这些真伪的查询,可以借助税务网站、12306网站等,必要时也应通过其他形式核实(如可行)。

4、复核差旅费报销的各种费用标准,重点关注限额费用是否超标的情况发生。


四、差旅费应该怎么账务处理?

对于差旅费的账务处理,会计准则并无具体规定,仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样,按照会计原则,实务中的差旅费报销主要计入两个会计科目:

1、管理费用——差旅费:主要用于核算管理部门或后勤部门人员出差发生的费用。

2、销售费用(营业费用)——差旅费:主要用于核算销售或营销部门为销售产品、市场推广等发生的差旅费。

但是,对于一些特殊情况的差旅费,需要分析后,遵循会计基本原则的基础上确定计入的会计科目。


1.可能计入“制造费用”

比如,制造型企业产品加工过程中,有一个环节需要委外加工,但是企业又不放心受托加工方的质量控制,决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。

2.可能计入“在建工程”

企业基建部门为施工建设而发生的差旅费。

3.可能计入“研发支出”

企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品而发生的差旅费。

4.可能计入“业务宣传费”

比如,三聚氰胺事件发生后,国人对国产牛奶产生了严重不信任感。内蒙古一奶企为了增强国人对其产品的信心,利用暑假,开展了“游内蒙古大草原,参观XX牛奶厂”的活动,主要参观了其奶源基地和牛奶加工厂。在活动中,奶企承担了消费者往返内蒙古的差旅费等。在这一过程中,企业目的就是为了宣传,实际作用也是宣传,因此该活动发生的费用应计入“业务宣传费”。

5.可能计入“业务招待费”

比如,企业为维护客情关系而承担了客户到企业的差旅费的。

6.可能计入“董事会经费”

比如,企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费。

以上仅仅是我列举的几种情况,实务中可能遇到的情况会更多、更复杂,在进行账务处理前一定要先进行职业判断,恰当地计入不同会计科目。


五、差旅费中的出差补助是否必须要发票?VS出差补助要交个人所得税吗?

这两个问题其实是一个问题,重点在于出差补助是否交个人所得税以及怎么交。涉及到差旅费补贴的个人所得税规定有:

1、《征收个人所得税若干问题的规定》(国税发(1994)089号)

下列不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入,不征税:

①独生子女补贴;

②执行公务员工资制度未纳入基本工资总额的补贴、津贴差额和家属成员的副食品补贴;

③托儿补助费;

④差旅费津贴、误餐补助。

2、《关于误餐补助范围确定问题的通知》(财税字(1995)82号)

国税发(1994)089号文件规定不征税的误餐补助,是指按财政部门规定,个人因公在城区、郊区工作,不能在工作单位或返回就餐,确实需要在外就餐的,根据实际就餐顿数,按规定的标准领取的误餐费。一些单位以误餐补助名义发给职工的补贴、津贴,应当并入工资、薪金所得计征个人所得税。

3、国家税务总局所得税司巡视员卢云2012年4月11日在线就所得税相关政策答疑的回答中涉及个人所得税有:

网友问:单位给出差人员发的交通费和餐费补贴是否并入当月工资薪金计征个人所得税?每月通讯费补贴是否并入当月工资薪金计征个人所得税?

答:根据现行个人所得税法和有关政策规定,单位以现金方式给出差人员发放交通费、餐费补贴应征收个人所得税,但如果单位是根据国家有关一定标准,凭出差人员实际发生的交通费、餐费发票作为公司费用予以报销,可以不作为个人所得征收个人所得税。

关于通讯费补贴,如果所在省市地方税务局报经省级人民政府批准后,规定了通讯费免税标准的,可以不征收个人所得税。如果所在省市未规定通讯费免税标准,单位发放此项津贴,应予以征收个人所得税。

对于差旅费的差旅费津贴、误餐补助是否需要发票的问题,全国各地执行标准是不一致的,比较典型的有北京市和广西区。


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