为什么企业会议总是多又长而无效?

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2019-02-11 11:55:44

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如果会议效率高,能够取得理想效果,多开会也无妨。最怕会议开了,时间花了,问题还没解决。难怪经常有人抱怨说:“开个会,各种扯皮,花费几个小时,问题还是没解决,白白浪费时间。最后,自己手头的工作还没做完,加班加点,心里着急!”

管理大师彼得·德鲁克曾指出:“做有效管理者很重要的一件事是不开无效的会议。没有效果的会议是浪费时间,开有效的会议,主管才能创造高效能。”因此,如何对会议进行断舍离,让会议短而有效,是每个管理者都应思考的问题。

具体来说,应做到以下几点:


1. 缩减会议人数和时间,确保会议按时完成

召开会议是一项耗费成本的活动,所以,在决定召开一个会议时,最好思考一下:这个会议大概需要多少时间?真的有必要召开吗?如果必须召开,只让绝对必要的人参加会议,其他人不论地位如何,若无必就不要召集过来。

美国苹果公司联合创始人乔布斯认为,太多的人和声音会造成适得其反的结果。美国总统奥巴马曾举行了一次高科技领导人会议,乔布斯将自己排除在外,因为他认为嘉宾名单太长,他没必要参加。因此,如果可以的话,尽量让会议人数保持在个位数。

如果计划一个小时完成会议,那么会议往往不可避免地拖到这个时间。如果计划30分钟完成会议,那么你会找到一个方法,确保会议在30分钟内结束。所以,应尽量将会议计划时间缩短一半,以此强迫提高会议效率。


2. 提前发放会议资料,营造良好会议氛围

召开会议要召集一些参会成员,建议提前一天告知参会人员会议时间,并将会议资料发给相关参会人员,让他们提前知道会议的内容和主题,提前做好准备。避免突然召开会议,搞得参会人员毫无头绪,造成会议达不到预期效果!


3. 争议会议决策,选择最佳方案

争议决策,指的是在决策过程中,必须有激烈的争论和意见分歧,如果决策得到100%的赞同,应该暂时搁置,详细调查和充分讨论后,再进行决策。换言之,在弄清决策情况和意图的基础上,广泛听取意见,权衡利弊,选择最佳方案。通用公司能够成为世界汽车业的领头羊,与艾尔弗雷德·斯隆一直推崇的争议决策有很大关系。

一次,斯隆主持召开会议讨论一项重要决策。会上,大家一致同意公司决策层提出的方案,没有一个人提出异议。就在马上要表决时,斯隆突然宣布:“现在休会,这个问题延期到可以听到不同意见的时候再决策。”

彼得·德鲁克也有类似的观点,他曾在著作中说过这样一段话:“经理人员做出的决策,如果大家一致鼓掌通过,通常不会是好决策。只有经过各种意见交锋、对各种不同观点争辩、对各种不同判断抉择,才有可能做出好的决策。”可见,开会时不要害怕争议,有效的争议是好事,能促使大家做出最佳决策。


4. 达成会议共识,确定解决方案

开会的目的是解决问题,想要解决问题,在会议上必须达成共识,定下解决方案。因此,开会必须有结果。

三星公司深知会议的最大成本是时间,会议没有结果是对公司犯罪,所以,三星的会议有检察制度,没有准备好的会议必须取消。会议前,必须将相关材料提前发给与会人员,让与会人员阅读资料,了解会议内容,提前做好准备,不能进了会议室才开始思考,而要带着想法去开会,这样才能确保每次会议都能有较为理想的结果。

5. 明确会议最终解决方案,确保决议落实到位

每次会议都要形成决议,每次会议都要有记录。记录里,要明确会议的最终方案,由谁来负责执行。散会之后,要适时追踪、稽核检查,如有意外可适时调整,确保各项会议决议都能落实到位。这样的会议才是有效的会议。


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