企业合同管理信息化七个重要结点

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2019-02-11 13:37:55

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一套流程:这套流程指合同的全生命周期管理流程,包括以下七个重要结点:

1甄选合作伙伴阶段

合作伙伴的甄选是第一道风险防范的体制,我们会在系统中记录合作伙伴的资信情况和履约情况,并生成信用评级,一旦合作伙伴的资信情况发生变化,系统会进行预警和报警,提示法务人员和业务承办人员考虑对方是否具备合同的履约能力。

2合同起草阶段

首先系统会提供范本的支持,由于范本已经规避掉了有风险的条款,因此范本可以防范已知的且经常发生的风险。除此之外,系统还会进行风险提示,比如在起草合同阶段,系统会自动提示起草人员或审核人员合同中有哪些看不见的风险点,相关人员就会注意并尽量规避这些风险。

3流程审核阶段

在合同审核阶段利用合同信息化系统,既提升审核效率,还可以进行风险提要。比如有多个部门参与合同审核,系统会自动提示各自部门的审核要点有哪些,强制使你注意规避这些风险点

4合同履行阶段

对于合同,重签订轻履行是不可取的。在履行阶段,系统会有履约监控功能,在每一个重要的履行结点到达之前,系统会自动进行风险预警和报警,提醒合同承办人或法务人员。如果到了这个重要的履行结点,但是没有输入已履行完毕的信息,系统就会进行报警,把未履行的信息上报给上级领导或相关负责人。

5变更解除阶段

管控监控合同的终止变更解除也是非常重要的,如果对已经签署的合同进行变更,很可能会给企业带来巨大损失。因此,在系统中不仅有变更审批流程,还有关于变更原因管理的追溯。

6纠纷关联

合同模块需要跟纠纷模块相关联,由一份合同产生的纠纷案件,系统会给出具体风险的指导,对同类纠纷系统也会提示重要的风险,并对处理纠纷有管理的规范。

7合同归档

归档功能类似于档案管理系统,它的重点在于后评估。一份合同履行完毕,它的经验和教训需要积累和传承,因此要把后评估这项工作积累在合同管理系统中。后评估工作也是对业务承办人员及对法务人员进行绩效考核的重要参考依据。

二维控制

二维控制即横向到纵向的管理体系。

横向是指事前的风险防范、事中的把控、事后的补救和完善工作。具体包括事前的范本、当事人、授权、起草、审批、签订,事中的合同履、变更、终止、解除、履约监控、风险预警、争议纠纷处理,事后的风险指标分析、合同报表分析、统计查询、合同考核、后评估、领导决策分析查询。

纵向是指集团总部与下属单位之间的管理监控工作。具体包括合同的审批、履约风险的自动预警、重大合同重大纠纷案件的监控,以及业务数据的上下传递,具体体现为上级对下级的监控和下级对上级的上报。

三层管理

三层管理相当于合同管理系统的三种管理境界。

第一个境界是合同业务管理层,即实现企业有纸化办公到无纸化办公的简单的过程,可以在系统中实现合同的起草、合同的审核、合同的履行;

第二个境界是合同风险管控层,通过合同管理系统帮助企业防范法律风险,如对当事人资信的管控、合同风险的评估、履约风险的监控等;

第三个境界是法律知识智能应用层,包括合同的完整性校验、合同的风险评级、潜在纠纷的挖掘。


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