差旅费审计告诉你差旅费怎么更合规

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2019-05-07 10:55:42

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特别是刚做差旅审计的不知道如何下手,不知道从那里可以很快做出成绩。其实内审做任何业务都是相通的,只要你认真、踏实、思路正确,做出成绩也是很快的。

差旅费审计也许大家不是很重视,感觉金额小,很难做出什么成果,但是有时也会达到一些目的,同时也可以节约费用,减少浪费,树立正气。

差旅费审计很多人都是说重点看是否有预算、报销标准、审批流程等,其实真正要发挥作用,审这些意义不大,我们要定位于打击虚假浪费,要审实质的业务。


分几个方面讲:住宿费、交通费(跨区域)、市内交通费

住宿费

大部分公司是有标准的,比如一线城市、二线城市等,什么级别什么标准,很清晰,我们审计时一对照就可以,可是这也许对我们审计来说是个思维误区,认为不超标就可以了,难道不超标、有审批就没问题吗?其实有一些问题是被这个标准掩盖了。我们有以下怀疑:

1. 住没住?没住的可能是有的,有时和别人同住了、其他公司的给结账了、根本没到这个城市、走亲访友了、请假回家了等等。好,有这个可能就会有人钻空子,这么干。我们怎么查呢?

1)取得考勤记录、打卡记录,证明其住宿出差的时间,如果其中有请假的时间和住宿时间重复的,就是虚假的。

2)取得其出差行程,可以通过当日的火车票、机票等大体定位到其出差的城市,如果住宿的城市与这些矛盾,就是虚假的。

3)取得同行人的报销记录,检查对照,是否有重复报销。

4)如果出差是参加会议或者其他工作,是包住宿的,那么再报住宿费用就是虚假。

2. 金额对不对?大部分公司住宿费是不包含其他消费的(这个要依据公司规定),其他消费公司是不会承担的。那有时会出现在报销标准内报销了一些不能报销的东西,如洗衣费、小酒吧支出、购物等。最出名的案例是华为的审计人员在老板的报销中查出了洗衣费。

这个首先查一下消费水单,如果有正规的水单,可以很直接的看出来;如果没有水单,那要借助一些商旅网站,查一下该酒店的房价水平,如果误差比较大,那就要进一步求证,可以直接电话该酒店询问(当然要有一点技巧)。

3. 票据行不行?有些地区还有一些定额发票、手写发票等,或者可以找到这种发票。如果发现报销住宿费使用了这些票据,那就怀疑其真实性了,因为现在很少使用这种票据,这个就需要电话了解酒店、查验票据。

4. 天数计算对不对?有时发票标记的天数不会那么具体,比如只填个“1”,但是实际是不只1天。天数计算对不对的目的是对住宿标准的计算,如果实际住宿是4天,平均标准就超标了,但报销时填写5天,那么平均数降低了,就符合标准了。因此这个天数计算也是有学文的。如何确定这个天数呢?要看到达、离开这个城市的车票、机票等依据,或者其他相关的可信赖的证据来确定。



交通费(跨区域)

跨区域出行,一般会乘坐长途汽车、火车、飞机、轮船等,公司也会出一个标准,在这个标准范围内允许报销。交通费会有什么可审计的呢?

1. 利用手工票虚假报销。长途汽车以前都有那种手撕票,那个金额也是固定的,无论消费多少,基本都是给100、50的票据。那实际情况是:1)实际可能花费十几元,但是他报了100元;2)根本没有乘坐长途车,但是他报了车票。这些审计时,要查网上票价,来验证车票价格是否真实,另外要查证同期相关同事的报销情况,是否真实乘坐长途汽车。

2. 火车票由于现在都是实名制,非常好查,只要发现非本人的车票,那就是虚假票据。还有就是查验火车票的等级是否符合标准。

3. 机票是否实际使用,这个需要查看登机牌。特别是公司订票,有公司统一结算的,会有漏洞。一般订票人不会知道乘机人是否实际乘机,因此就会有定好票最后没乘机的情况,造成浪费或后期公票私用。对这部分审计要查出票的代理机构的乘机记录,核实登机牌等,证实机票的使用情况。



市内交通费

出租车票:这个最零散、乱、容易产生虚假费用,因此对各类可能会出现的问题分类进行查证:

1. 不在该城市却报销车票;去某地出差,但是出现了其他城市的出租车票费用,那这个就有可能虚假,看看产生的原因。

2. 不在该出差期间;如果发现该出租车票的时间不在出差期间产生,那就是虚假。例如本来是5号到达某地出差,可是却报了4号的车票。

3. 时间上有冲突;还有就是出租车票与出租车票的时间冲突,上一张票是11:00--12:00,下一张票是11:30到12:10,那么这两张票就是冲突的,一个人不能同时乘坐两个出租车。

4. 同一车号经常出现;同一出租车出现在几天内,这个概率很少,因此虚假的可能性很高。

5. 与交通费时间有冲突;一般交通费的火车、机票等有一个时间段,如果在这个时间段内有出租车票报销,那么也是虚假的。不可能坐着火车还同时乘坐出租车。


结语

差旅费审计虽小,但是是最最基本的一个审计基本功和最基本的审计思路。很多刚做审计的同行,如果让他去做这个费用类的业务,做了几天最后一无所获,最多纠结在哪个单子没审批或者审批不够,或者发票不规范云云,但是我们内审的着力点不是这些。

其实这里面有很多功夫要下的,比如你要逐一的看发票、逐一的比对时间、收集相关佐证资料,思路要开拓、逻辑性强。如果做不到这些,很难做好审计,只能是一脸的茫然,呵呵


 
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