企业会议管理之供应商集采,如何携手打造会务管理所需模式?

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duffy 2019-08-02 14:15:55

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在很多企业会议活动中都会涉及到会议活动的集采问题——酒店,场地,广告公司,设备材料采集等。企业会议的供应商的合规透明化是很多企业现在断层的情况,根据会腾软件的调查显示,30%意识到问题的存在,但是无法解决,其中40%的企业因为传统的处理方式,觉得是企业的通病,目前解决方案虽然繁琐,但是人工多一些还是可以解决的。30%的人企业正在寻求方法实现,只是无从下手。

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针对这一问题,会腾软件根据国外经验总结出一套实现会议管理技术会议软件平台

1、建立自己的资源供应商库。如:各家酒店房间价格对比,历史记录,场地信息等,为各企业打造自己的酒店等资源库,(同理也可以加入第三方公司,材料设备供应商等供应商库)

2、直接下单到供应商回传订单信息给企业,快速完成酒店场地等预定;

3、支持分/子公司分开记账,利于发票分开及数据分离和管理,类似于机票结算使用的DBI编码,会议费统一管理可以和财务系统打通。

4、系统自动化:避免或减少人工参与,透明、合规、合理;

5、制定会议计划,根据企业以往数据或者未来计划预期需求,明确差标政策,梳理常用供应商。

6、多数据协同协同共享(场地资源,酒店集团、TMC、OTA等按企业要求配置的各类资源)

7、多级别帐号管理管理功能,利于企业管理查看情况和整合数据及报表;

8、数据收支清晰,开销花费有凭有据,帮助企业减负人工统计,提高工作效率;

9、定期可提供数据分析及行为分析报告,直生成pdf,查看,汇报;

10、实时查看会议行程:可以从集团,部门,区域,单人;半年,季度,月份,日期;

11、优选及排序:如:按价格从低到高(非10元起步,符合商务基本需要,符合差标的从低到高),或距离的由远到近排序;置顶企业好评合作的酒店;

供应商集采现况不理想,大部分企业反馈集采的现状为企业会议活动管理带来极大困难,表现比较集中的痛点如下:

1、服务费和垫资费不透明:因供应商给到企业的价格无处可查,也就无法界定服务费和垫资费是多少,服务值多少钱不好界定;

2、价格不透明:会议管理涉及到的供应商看不到也无法验证给到企业的直接价格是多少(类似于航空BSP的平台),也不利于供应商给大客户协议保护;

3、变价或房态不准:房态或变价导致下单失败,反复操作下单影响使用感受;

4、效率低:依靠人工,如酒店的订单确认,效率无法提升;

5、入住障碍:订单多节点,信息无法有效传递。如:预定确认后,员工到酒店前台无房或查无订单,引发服务争议;

6、沟通成本高:多渠道沟通导致的沟通混乱。

 

酒店案例测算:现状成本 VS 愿景成本

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图片数据来源网络

以上测算可以看出:以年1200万元房费,30+30天企业账期为例,可节约近89万/年,用于提升服务品质或差旅成本的节约。

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