如何举办好一场学术会议?

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2019-05-06 11:30:58

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举办学术会议通常是提供一个学者学习科学前沿的交流平台,来参会的人员绝大多数为高校领导、教授、某学术界领域的领头人等等。学术会议是增加学校/个人影响力及知名度的一个重要窗口。所以对于如何办好学术会议是一件非常严谨的活。


(1)会议经费预算

会议用到的经费支出主要包括会议室租赁费,会议用餐费,汽车租赁费(接站小车和摆渡大巴车),参会人员住宿补贴,论文集出版费,会议材料印刷费,文件袋,特邀专家咨询费,合影留念费,会场布置背景墙,代表证制作费,水果、茶叶等茶歇费,优秀青年论文奖品等等。

会议的收入主要包括注册费,一般标准为1000元/人左右,研究生注册费减半,会议缴费人数并不代表参会人数,一般是会议参会人数的70-80%,其中特邀代表、本单位参会人员等都不会缴纳会议注册费。

会议经费来源主要有:一种情况是学院统筹安排一部分,协作单位赞助一部分,部分会议还有参展公司赞助一部分来落实;一种情况是向学校(或大单位)申请单独会议经费;还有一种情况是从学科经费、团队经费等专项经费中支出,如目前各学校的优势学科特色学科建设经费中都有举办会议的经费预算,部分科技创新团队、协同创新中心也有举办学术会议的经费预算。


(2)会议场地安排

举办会议的其中一个目的就是对学校进行宣传,所以举办会议的主会场安排在学校报告厅、图书馆最为合适,目前应该说大部分高校都设有学术会议中心,应该能够满足一些中等规模会议的要求。如果条件不具备或因规模太大则只能考虑将会议的住宿和分会场安排在校外酒店,但是建议会议开幕式还是安排在学校为好,这样便于与会代表对学校有一个直观的影响和认识。会议闭幕式安排在酒店进行较好,因为在会议尾声与会代表留下来的已经不多,而且很多代表会后即将返程,安排在酒店进行闭幕则方便很多。

校外酒店选择四星级标准或准五星标准最为适当,因为这类酒店宽敞、舒适、干净,服务周到,而且价格也在与会代表的支付标准范围。


(3)会议工作组织安排

今年,因为会议产业的发展,越来越多高校找“外脑”来承接会,外脑就是会议策划公司,因为“术业有专攻”。高校人员专注与科学/文学研究,他们需要更多的时间去专研,会议公司则能够为会议提供资源及会议架构性的规划,在流程把控和物料准备及现场布置方面会相对省心。所以这也是为什么高校找“外脑”乐此不疲的原因

为方便协调工作,议要成立若干工作组。

会议秘书长:全权负责会议整体组织工作,组织和主持会议开幕式、闭幕式,准备有关领导的发言稿,负责会议有关事宜的应急处理。负责特邀报告专家费的发放工作。负责相关经费的管理工作。

会议指南设计组:负责编排会议指南、会议日程、确定学术报告分类和顺序,确定学术报告主持人。

论文接收出版组:负责论文收集、论文集编排、印刷,联系出版事宜,负责优秀

会议接送站/交通组:负责联系租车公司租赁车辆,安排机场、高铁站接站事宜,负责安排车辆摆渡参会人员往返酒店和主会场,安排研究生引导参会人员乘车。

住宿/餐饮组:负责安排参会人员住宿,负责安排自助餐,接待晚宴座位排列等有关事宜。

会场安排组:负责制作主会场背景墙,安排布置酒店会议室、茶歇用品等有关事宜,安排会议室电脑、PPT拷贝、荧光笔等。

会议材料组:负责会议文件包的购置,会议材料的印刷,代表证、工作证、工作服的制作印刷等事宜。

会议注册报到组:接收会议注册回执,总体安排报到事宜,安排参会人员注册费缴纳与发票开具,准备盖章的会议通知便于参会人员报销用,制作会议通讯录。

会议礼仪组:负责安排主会场和分会场门迎礼仪,优秀青年论文颁奖的仪式等礼仪活动。

会议摄影组:负责联系摄影公司安排会议合影及照片的分发工作,负责会场摄影工作。


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