会议酒店住宿怎么安排?

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2019-05-10 11:49:46

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办会跟会,是指会议方为了更好的服务参会人员,根据会议里面的每一个环节都配备了专门的人员从中进行沟通与服务,而以下要讲的是会议住宿环节的工作指南。


<一>安排方式

对于会议住宿,最简单的方法是由与会者自己安排住宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题:

  1、遇到旺季,酒店可能将房间卖出,这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。

  2、与会者可能拿不到优惠价格,因为个人无法有讲价的能力。

  3、会场租金可能较高,通常酒店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。


<二>住宿程序

一旦预订的房间决定后,会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序:

  1、告诉酒店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

  2、告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

  3、经由主办单位代为处理。

  4、经由主办单位的住宿组人员负责。


<三>预定会议住宿的方式

会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。

  (1)订房卡:

  如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向酒店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向酒店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常酒店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

  (2)住宿单:

  住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格资料填在住宿单中给酒店,并告诉酒店收款方式,内容包括:

  1、注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

  2、注明杂费由谁负责(如在酒店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

  3、房间只保留到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。

  4、要求酒店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。


 
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